Check-in e gestione burocratica negli affitti brevi: come evitare sorprese.
Nel settore degli affitti brevi, la gestione burocratica durante il check-in è uno dei momenti più importanti per assicurarsi che tutto sia in regola ed evitare spiacevoli sorprese. Dall’identificazione degli ospiti tramite il portale Alloggiatiweb, fino alla registrazione per Istat e il contributo di soggiorno, ogni passaggio va gestito con attenzione per garantire conformità normativa e offrire al tempo stesso un’esperienza piacevole agli ospiti.
quali sono i documenti da presentare e gestire durante il check-in?
Al check-in è necessario:
- Richiedere e verificare i documenti di identità per Alloggiatiweb e Istat
- Fornire una ricevuta/fattura/documenti commerciali
- Firmare il Contratto di Locazione/Contratto di soggiorno
- Rilasciare la ricevuta dell’imposta di soggiorno (se prevista)
Documenti di Identità: Devono essere richiesti ad ogni ospite, verificando che corrispondano fisicamente alla persona. Questi dati andranno inviati alla questura tramite il portale Alloggiatiweb. Approfondiremo questo argomento in un articolo dedicato, poiché è essenziale rispettare tutte le disposizioni per evitare gravi conseguenze legali.
La ricevuta: Non è obbligatoria, ma va emessa su richiesta dell’ospite. Deve includere le informazioni obbligatorie, come l’importo lordo e l’eventuale marca da bollo.
Fatture e Documenti Commerciali: Se hai una partita IVA, sei obbligato a emetterli, considerando anche eventuali obblighi IVA.
Contratto di Locazione: È obbligatorio per tutti gli affitti brevi cosi come disposto dalla l. n. 431/98 , e poiché inferiori ai 30 giorni, non va registrato all’Agenzia delle Entrate. Assicurati che l’importo sia al lordo di tutti i costi e che l’Attestato di Prestazione Energetica (APE) sia disponibile.
Un Approccio Organizzato e Soluzioni Pratiche
Abbiamo constatato, attraverso la nostra esperienza, che gli ospiti sono generalmente tranquilli se informati in anticipo della firma del contratto. Inviarne una copia prima del loro arrivo rende il processo più sereno e veloce.
Per semplificare la gestione burocratica durante il check-in, abbiamo sviluppato uno Starter Kit . Questo kit offre guide dettagliate, fac-simili di contratti per le locazioni brevi in due lingue e istruzioni pratiche su come gestire eventuali problemi, come un malfunzionamento del portale Alloggiatiweb.
Inoltre, se operi in una grande città come Roma, dove il contributo di soggiorno è obbligatorio, è fondamentale conoscere le normative comunali e gli accordi con piattaforme come Airbnb. Ricorda che, anche se il contributo viene riscosso dalla piattaforma, potresti avere comunque l’obbligo di effettuare comunicazioni periodiche.
Per chi desidera eliminare l’onere di gestire manualmente Alloggiatiweb, Istat e le comunicazioni del contributo di soggiorno, offriamo un Gestionale in grado di automatizzare queste operazioni e ridurre drasticamente il rischio di errori. Ad oggi questo servizio è operativo soltanto a Roma.
Vuoi saperne di più? Scopri i nostri servizi, e rendi la gestione della tua attività più semplice ed efficiente.
